Jeżeli mamy już przygotowaną treść mailingu oraz sprecyzowaną grupę odbiorców to możemy przystąpić do realizacji kampanii mailingowej. Jeśli nie posiadamy własnej bazy tele-adresowej to pozostaje nam wynająć firmę, która w naszym imieniu wyśle mailing do osób, których dane posiada we własnej bazie. I tak na przykład możemy wykupić mailing do danego segmentu użytkowników darmowych kont pocztowych w popularnych portalach.

Złym rozwiązaniem jest kupowanie baz adresów e-mail na aukcjach lub zbieranie ich bezpośrednio ze stron internetowych bez zgody użytkowników. Jeżeli nie wiemy do kogo należy dany adres e-mail, jakie są jego preferencje lub zainteresowania to taki adres na niewiele nam się przyda. Co więcej wysyłając mailing na takie adresy możemy więcej stracić niż zyskać.

Z kolei jeżeli posiadamy własną bazę adresów e-mail naszych klientów lub potencjalnych klientów to potrzebujemy narzędzia, które pozwoli wysłać spersonalizowaną korespondencję do dużej grupy odbiorców. Do profesjonalnej korespondencji nie powinno się używać programu Outlook i pola UDW (Ukryci odbiorcy korespondencji). Z wyborem oprogramowania do tak zwanego mass mailingu nie powinno być większych problemów. Na rynku dostępne są programy darmowe (na licencji freeware lub open source), które możemy zainstalować we własnym komputerze lub systemy udostępniane w modelu ASP (Application Service Provider), do których uzyskujemy dostęp poprzez stronę internetową producenta systemu. Jakie rozwiązanie wybrać w konkretnym przypadku zależy przede wszystkim od wielkości bazy adresowej oraz od specyfiki mailingu (wielkość przesyłki, ilość akacji mailingowych itp.).

Koszt zakupu licencji na programu do mass mailingu nie powinien przekroczyć kwoty 400 PLN. Z kolei miesięczny abonament za dostęp do profesjonalnych systemów e-mail marketingowych udostępnianych w modelu ASP nie powinien być większy niż 200 PLN. Przy czym te ostatnie systemy dają nieporównywalnie większe możliwości chociażby w zakresie śledzenia skuteczności kampanii mailingowych.

Mniejsza firma, której wystarczy wysyłka newslettera do maksymalnie kilku tysięcy odbiorców na miesiąc zadowoli się tanim rozwiązaniem. Większość programów do korespondencji masowej pozwala na:

  • personalizację korespondencji (w najprostszym przypadku każdy z odbiorców widzi jedynie swój adres e-mail w polu Do:),
  • wysyłkę wiadomości w formatach tekstowym lub HTML,
  • dodawanie załączników,
  • obsługę (odrzuconej) korespondencji zwrotnej oraz
  • automatyczne zapisywanie się (lub wypisywanie) do listy subskrypcyjnej bezpośrednio ze strony internetowej firmy.

Bardziej zaawansowane systemy umożliwiają śledzenie poczynań odbiorców korespondencji. Na przykład wiemy kiedy ktoś odebrał pocztę i kliknął w odnośnik znajdujący się w liście.

Dzięki raportom można określić skuteczność kampanii mailingowych. Stosuje się do tego cztery podstawowe wskaźniki:

  • CTR (Click Through Ratio) - określa skuteczności listu jako narzędzia do generowania ruchu na stronie internetowej,
  • CPC (Cost Per Click) - determinuje ile kosztuje wygenerowanie jednego kliknięcia przez użytkownika,
  • CPA (Cost Per Action) - mówi ile kosztowało nakłonienie użytkownika do wykonania pożądanej akcji oraz
  • CR (Conversion Rate) określa jaki procent osób które udało się przyciągnąć na stronę internetową wykonało pożądaną akcję [RL07].

(ciąg dalszy: 5. Zakończenie)