Zanim jednak firma rozpocznie prowadzenie jakichkolwiek działań marketingowych za pośrednictwem poczty elektronicznej, pracownicy za nie odpowiedzialni powinni dokładnie zapoznać się z Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Ustawą o ochronie danych osobowych oraz problematyką spamu.

Ważnym elementem jest jasne określenie własnej polityki prywatności i przedstawienie jej postanowień na swojej stronie www. Powinny się tam znaleźć informacje na temat tego, jakie dane osobowe są pozyskiwane od klientów i w jakich celach, informacje o krokach podjętych w celu ich odpowiedniego zabezpieczenia. Ponadto należy umieścić informacje o warunkach anonimowego korzystania ze strony www i o tym które dane traktowane są jako jawne, a także o narzędziach umożliwiających klientowi dostęp do własnych danych. Nie bez znaczenia są też otwarte deklaracje o nieudostępnianiu danych, adresów e-mail itp. innym firmom, co dodatkowo buduje zaufanie wśród własnych i potencjalnych klientów.

Za pośrednictwem strony internetowej można zbierać praktycznie dowolne informacje o własnych i potencjalnych klientach (imię, nazwisko, adres e-mail, płeć, zainteresowania itp.), należy jednakże pamiętać o tym, iż w Polsce istnieje obowiązek rejestracji przetwarzanych zbiorów danych osobowych, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r., w Generalnym Inspektoracie Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Aby móc przetwarzać tego typu dane należy spełnić szereg wymogów bezpieczeństwa.

W przypadku formularza subskrypcji newslettera firma przechowuje jedynie adres e‑mail potencjalnego klienta (oraz ewentualnie jego imię i preferencje co do tematyki otrzymywanych informacji), co w większości przypadków nie stanowi danych osobowych w rozumieniu wyżej wymienionej ustawy. Nie zwalnia to jednak od odpowiedzialności w przypadku wysyłania jakiejkolwiek korespondencji elektronicznej, zwłaszcza o charakterze masowym. Gdy do tego dodać, że wysyłanie niechcianej korespondencji jest w Polsce od kilku lat ścigane prawem czego wciąż wiele osób nie jest świadome, budowanie własnej bazy adresów wysyłkowych stanowi poważne wyzwanie.