Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu konkretnego oprogramowania, powinno się przeprowadzić analizę funkcjonalności danego produktu pod kątem występowania w nim najważniejszych funkcji oraz ich przydatności w przedsiębiorstwie. Może się okazać, że nawet bardzo popularny program nie będzie spełniał wymogów stawianych przez firmę.

Do najważniejszych funkcji oferowanych przez programy określane mianem mailing software należą [RP07b]:

  • szybka zmiana tożsamości- pozwala na wysyłanie poczty z jednego stanowiska w firmie, na przykład w imieniu dowolnego pracownika, bez konieczności korzystania z jego komputera;
  • obsługa kodowania polskich znaków w standardach ISO-8859-2 (oficjalny standard) lub Windows-1250 - dzięki temu polskie znaki diakrytyczne zostaną zakodowane zgodnie z przyjętymi standardami i nie powinno być żadnych problemów z ich wyświetleniem na ekranie odbiorcy listu;
  • import zewnętrznych baz adresów e-mail z książki adresowej Windows, plików tekstowych, popularnych typów plików np. pakietu Office, bezpośrednio ze stron internetowych itp. - dzięki temu użytkownik może korzystać w programie z baz adresowych obecnie używanych w swojej firmie;
  • sprawdzanie poprawności adresów e-mail - bardzo ważna funkcja, która umożliwia usunięcie z baz adresowych błędnych adresów e‑mail;
  • dowolny adres i nazwa nadawcy lub odbiorcy ­-użytkownik ma możliwość dowolnej modyfikacji danych nadawcy i odbiorcy;
  • blokada wysyłania korespondencji na podany adres lub domenę - jeżeli klient zastrzeże sobie, że nie chce otrzymywać korespondencji, to nawet przez pomyłkę nie otrzyma już więcej mailingu;
  • wysyłanie listów w formatach TXT, HTML, MIESZANYM (Text/HTML) - format mieszany (dualny) umożliwia równoczesne wysłanie jednego listu w dwóch formatach, tzn. tekstowym i graficznym. W związku z tym osoby, które mają zablokowaną obsługę wiadomości HTML będą mogły odczytać list bez problemu, gdyż ich program pocztowy wyświetli część listu przygotowaną w formacie zwykłego tekstu;
  • wysyłanie załączników w dowolnym formacie - ważne, aby do listu w razie konieczności można było dołączyć dowolny załącznik, taki jak np. dokument tekstowy, plik graficzny czy film wideo;
  • wbudowany edytor HTML działający w trybie graficznym (WYSIWYG) - przypomina pracę z edytorem tekstu i umożliwia przygotowywanie listów w formacie graficznym (HTML) bez znajomości składni kodu, ale z możliwością edycji tagów HTML;
  • import zewnętrznych szablonów - bez tej funkcji nie byłaby możliwa praca z własnymi wzorami korespondencji stworzonymi np. przez dział marketingu lub promocji w firmie;
  • personalizacja w tytule i treści e-maila - do treści listu można wstawiać pola personalizacji takie jak np. Imię, Nazwisko, Płeć, Adres e‑mail odbiorcy itp. Dzięki personalizacji można dostosować treść przekazu do konkretnego odbiorcy masowej korespondencji;
  • grupowanie adresatów wg dowolnych kryteriów - funkcja dająca użytkownikowi możliwość samodzielnego tworzenia grup wysyłkowych (segmentacja rynku) np. klientów według różnych kategorii, odbiorców według asortymentu towarów, rejonizacji itp.;
  • wyszukiwarka adresów e-mail zgromadzonych we własnych bazach (grupach wysyłkowych) - umożliwia szybkie odnalezienie lub wybór odbiorców korespondencji spełniających określone kryteria;
  • wybór pomiędzy grafiką wysyłaną w mailu lub pobieraną z serwera - dołączanie grafiki powoduje niepożądany wzrost wielkości wiadomości, co można ominąć stosując odnośniki do obrazów bezpośrednio na serwerach, jednak większość programów pocztowych blokuje odczytywanie grafiki pobieranej z sieci, przez co odbiorcy mailingu nie widzą elementów graficznych dopóki nie włączy podglądu obrazów dołączonych do listu;
  • wysyłanie korespondencji testowej na zdefiniowany adres - bardzo przydatna funkcja, która umożliwia zapoznanie się z korespondencją dokładnie w takiej postaci, w jakiej zobaczą ją odbiorcy mailingu;
  • możliwość zaplanowania wysyłki w określonym terminie warto z niej skorzystać gdy biuletyny mają dotrzeć do odbiorcy w ustalonym czasie na przykład w godzinach rannych;
  • tymczasowe wstrzymanie korespondencji po wysłaniu określonej ilości maili na pewien czas - przydaje się, gdy serwer, przez który wysyłana jest korespondencja ma nałożone limity, np. 1000 maili na godzinę;
  • wysyłanie wiadomości za pośrednictwem lokalnego serwera -  w tym trybie wysyłki pominięty zostaje serwer pocztowy dostawcy poczty, a cała korespondencja wysyłana jest bezpośrednio z komputera firmy, dzięki czemu wzrasta szybkość wysyłki. Czasem jednak mogą pojawić się problemy z jej dostarczeniem w związku z filtrami antyspamowymi na serwerach pocztowych odbiorców;
  • automatyczne zapisywanie i wypisywanie z newslettera bezpośrednio ze strony internetowej - na stronie firmowej można umieścić formularz (metody POST/GET), dzięki któremu potencjalni klienci będą mogli automatycznie zapisywać się do listy mailingowej;
  • możliwość automatycznego wysyłania listu powitalnego po zapisaniu lub pożegnalnego po wypisaniu z newslettera - w momencie np. zapisania się do newslettera klient otrzyma list powitalny, w którym będzie przesłana najnowsza oferta firmy lub ostatni numer newslettera;
  • obsługa niedostarczonej korespondencji, tzw. zwrotów - umożliwia automatyczne usuwanie z listy wysyłkowej nieprawidłowych adresów lub takich, na które nie można było dostarczyć korespondencji;
  • możliwość stworzenia autorespondera z funkcją zapamiętania adresów e-mail - daje możliwość uruchomienia automatycznych odpowiedzi na korespondencje przychodzącą do firmy;
  • automatyczne raportowanie kampanii reklamowych - zestaw funkcji dostępnych jedynie w profesjonalnych systemach, udostępnianych zazwyczaj w modelu ASP. Dzięki nim firma może śledzić skuteczność kampanii mailingowych, gdyż w postaci raportów przedstawione są na przykład informacje na temat tego, kto i o której godzinie otworzył list, który z odnośników w liście był najczęściej otwierany, ile było zwrotów itp.