Przed zakupem dowolnego produktu do mass mailingu należy przeprowadzić analizę wolumenu (ilości oraz wielkości) korespondencji, którą firma zamierza wysyłać. W Tabeli 1 przedstawiono szacunkową ilość wysyłanej korespondencji w średniej wielkości biurze podróży.

Tabela1

Z powyższych danych wynika, iż firma w swojej bazie będzie przechowywała ok. 7200 adresów oraz miesięcznie wygeneruje na serwerze pocztowym ruch wychodzący wynoszący ok. 1,33 GB. Założona wielkość jest wielkością minimalną i dotyczy sytuacji, w której firma wysyła listy w formacie HTML. Nie uwzględnia wysyłki poczty, którą na co dzień wymienia się z klientami lub kontrahentami.

Żaden z darmowych dostawców poczty nie pozwoli na tak duży transfer i od razu zablokuje skrzynkę pocztową. Dlatego nie obejdzie się bez wykupienia komercyjnego konta pocztowego, a najlepiej trzech w tym wypadku, tak aby każdy pracownik mógł wysyłać pocztę z imiennego konta, np. jan.kowalski@nazwafirmy.pl, teresa.nowak@nazwafirmy.pl itd.

Wbrew pozorom w większości przypadków firma wcale nie musi ponosić dużych kosztów na wdrożenie oprogramowania do e-mail marketingu. Co więcej, może się okazać, że na początek wcale nie potrzebuje platformy do prowadzenia profesjonalnych kampanii e-mail marketingowych, gdyż wystarczającym będzie zastosowanie prostego programu do mass mailingu. Najgorszym wyborem byłby zakup profesjonalnego systemu i korzystanie jedynie z jego podstawowych funkcji.

Na rynku oprogramowania wybór produktów do wysyłania masowej korespondencji jest bardzo duży. Wystarczy wpisać w popularnym serwisie wyszukiwawczym słowa mass mailing, aby zobaczyć jak wiele firm proponuje tego typu rozwiązania. Prym wiodą tu podmioty amerykańskie, aczkolwiek pojawiają się także produkty od samego początku przygotowane w Polsce. Profesjonalne programy do e-mail marketingu udostępniane są w modelu ASP (Application Service Providing) i gwarantują kompleksową obsługę kampanii mailingowych począwszy od wysyłki, poprzez automatyczne zarządzanie grupami adresowymi, a skończywszy na raportowaniu. Oprogramowanie udostępniane w usłudze ASP instalowane jest na serwerze internetowym producenta, a użytkownik uzyskuje do niego dostęp poprzez stronę internetową. Dzięki temu z każdego stanowiska w firmie czy w domu można pracować z systemem do e-mailingu.

Najbardziej popularne produkty do e-mail marketingu rodzimej produkcji to SARE, M@il.Boot, GetResponse i Mail Pro. Opłaty za tego typu produkty naliczane są miesięcznie, a ich wielkość w dużej mierze zależy od rozmiaru bazy adresowej oraz ilości wysyłanych wiadomości e-mail.

Ogólnie najlepszym rozwiązaniem dla firmy będzie na początek wytyczenie celów biznesowych, jakie chce osiągnąć, np. pozyskanie nowych klientów przez uruchomienie newslettera. Następnie należy przeanalizować funkcje dostępne w wybranych programach do mailingu pod kątem realizacji postawionych celów i wybranie tych produktów, które najlepiej będą pasowały do strategii firmy. Nie należy zapominać także o budżecie, jakim przedsiębiorstwo dysponuje, ale nigdy nie powinien on być głównym kryterium wyboru oprogramowania.

Koszt zakupu licencji na prosty program do mass mailingu nie powinien przekroczyć kilkuset złotych na jedno stanowisko lub jednego użytkownika. W Tabeli 2 przedstawiono przykładowe ceny programów typu desktop - instalowanych w komputerze użytkownika. Programy tego typu różnią się od systemów udostępnianych w modelu ASP przede wszystkich tym, że instaluje się je na wybranych stanowiskach w firmie oraz tym, że nie gwarantują tak dużej funkcjonalności, zwłaszcza w sferze raportowania kampanii mailingowej, jak to ma miejsce w przypadku produktów udostępnianych przez dostawcę ASP.

Tabela2

 

Można także w ogóle zrezygnować z płatnych rozwiązań na rzecz darmowych programów. Należy jednak liczyć się z tym, że większość z aplikacji udostępnianych na licencji freeware lub opensource to programy do użytku prywatnego lub domowego mające ograniczenia co do ilości wysyłanych listów, wielkości grupy wysyłkowej czy też formatu e‑maila. W związku z tym raczej nie nadają się do profesjonalnej obsługi mailingu. Do wyjątków należy AnoMail 2007 [RP07b], który pomimo licencji freeware nie zawiera żadnych ograniczeń funkcjonalnych. Producenci zwykle przygotowują darmowe wersje programów, aby zachęcić użytkownika do zakupu pełnej wersji produktu, w którym wysyłka mailingu odbywa się już bez żadnych ograniczeń. Przetestowanie darmowych produktów lub tych udostępnianych na licencji shareware (np. przez miesiąc można za darmo korzystać z komercyjnego programu), zaleca się zwłaszcza osobom, które wcześniej nie korzystały z tego typu oprogramowania, aby poznały zasadę działania oraz podstawową funkcjonalność programów.

Ważnym elementem kampanii mailingowej są także usługi firm specjalizujących się w dotarciu do konkretnego klienta o wybranych cechach (reklama targetowana). Warto z nich skorzystać w przypadku gdy nie posiadamy jeszcze własnej bazy adresowej. Takie czynności w dalszym ciągu nie mogą naruszać ustawy o ochronie danych osobowych. Zatem firma oferująca taki rodzaj reklamy, najczęściej duże portale, nie przekazuje żadnych danych (nawet adresu e-mail), a jedynie zobowiązuje się do bezpośredniego skierowania wiadomości do swoich zarejestrowanych użytkowników. W zamian oferuje wiele raportów i wskaźników pozwalających zmierzyć skuteczność tak przeprowadzonej kampanii mailingowej.