Profesjonalny mailing wyklucza umieszczanie adresów odbiorców w polu UDW: lub DW. Każdy z odbiorców korespondencji w polu Do: powinien zobaczyć swoje imię i nazwisko lub przynajmniej własny adres e-mail a nie tekst Undisclosed-Recipient. W związku z tym użycie popularnego klienta poczty jakim jest Outlook firmy Microsoft jest mało efektywne. Potrzebne będzie coś więcej, czyli program do mass mailingu lub profesjonalny system do prowadzenia kampanii e-mail marketingowych. W przypadku wysyłki pojedynczych listów lub nawet mailingu skierowanego do kilkuset osób, prawdopodobnie nikt nie zastanawia się nad tym czy w programie Outlook wysyłać list z osadzoną grafiką (wszystkie elementy graficzne dodawane są do wysyłanego listu) czy też może wysłać list w formacie HTML ale z grafiką pobieraną z serwera (przez co rozmiar listu jest znacznie mniejszy). W przypadku wysyłania mailingu do wielu tysięcy odbiorców wspomniany problem zaczyna być istotny. Dla przykładu można wyobrazić sobie list z elementami graficznymi wraz z jednym załącznikiem w formacie dokumentu MS Word. Rozmiar takiej wiadomości będzie wynosił min. 100 KB (30 KB załącznik plus 70 KB kod HTML wraz z grafiką). Średnia wielkość grupy odbiorców np. w biurze podróży wynosi ok. 1500 adresatów. W związku z tym mnożąc rozmiar pojedynczego listu przez ilość odbiorców otrzymuje się wynik 150 MB! Tyle danych będzie trzeba wysłać podczas jednej kampanii e-mailingowej. Jeżeli pomnożymy tą wartość przez ilość kampanii w miesiącu np. 8, to okaże się, że miesięcznie firma będzie generowała ruch wychodzący na poziomie 1,2 GB. Nie uwzględniając oczywiście zwiększonego ruchu przychodzącego, związanego ze zwrotami niedostarczonej korespondencji. Może się okazać, że przekroczone zostaną limity ustawione na serwerze pocztowym i firma będzie musiała zapłacić większy abonament za korzystanie z poczty lub nawet administrator serwera nałoży na przedsiębiorstwo limit wysyłanych wiadomości np. 100 na godzinę. Argumentem przemawiającym za wysyłaniem korespondencji z osadzoną grafiką jest fakt, że odbiorca przesyłki będzie ją widział dokładnie w takiej formie w jakiej została przygotowana (nawet jeżeli w programie pocztowym ma włączone blokowanie obrazów), przez co zwiększa się skuteczność mailingu.

Alternatywnym sposobem zmniejszenia ilości wysyłanych danych jest stworzenie listu w formacie HTML z elementami graficznymi, które będą pobierane z serwera. Oczywiście wcześniej całą grafikę tzn. logo, zdjęcia produktów itp. umieszcza się na serwerze (ftp lub http) firmowym. Potem korzystając z szablonu HTML tworzy się list, który jest o wiele mniejszy od wersji z osadzoną grafiką z racji tego, że elementy graficzne nie są do niego dołączane. Z tym, że po wysłaniu takiej korespondencji, odbiorca korzystający z popularnych klientów pocztowych takich jak Outlook lub Thunderbird nie widzi grafiki tylko puste miejsca. Aby zobaczyć list w całej okazałości użytkownik musi mieć połączenie z Internetem oraz nacisnąć odpowiedni przycisk na przykład “Kliknij aby pobrać obrazy” i dopiero wtedy grafika jest pobierana z serwera a następnie wyświetlana.

Zaletą tego rodzaju wysyłek jest znacznie mniejszy ruch wychodzący generowany na serwerze pocztowym firmy oraz to, że odbiorca sam decyduje czy chce zobaczyć grafikę czy też nie. Jest to szczególnie istotne wtedy, gdy klient odbiera pocztę łącząc się przez modem (np. przez tel. komórkowy i GPRS) i mniejszy rozmiar listu zostanie z pewnością przez niego doceniony. Jeśli adresat nie jest zainteresowany daną przesyłka to od razu ją kasuje i nie czeka aż obrazy pobiorą się z Internetu. Pamiętajmy, że odebranie listu o rozmiarze 100 KB zajmie użytkownikowi korzystającemu z modemu ok. 25 sek. Jeżeli do listu dodamy kilka załączników lub dużo zdjęć to może się okazać, że “zapchamy” skrzynkę odbiorcy i w ogóle nie zobaczy tego co przygotowaliśmy. Dlatego przed rozpoczęciem kampanii mailingowej należy rozważyć w jakiej formie wysyłać wiadomości i zastanowić się czy w ogóle wstawiać do listu załączniki czy też umieścić jedynie odnośnik do pliku znajdującego się na serwerze. Jeśli odbiorcę zainteresuje to co jest w załączniku to kliknie odpowiedni link i dopiero wtedy pobierze plik.

Większość firm, które w swojej bazie wysyłkowej mają kilka tysięcy odbiorców decyduje się na wysyłanie mailingu z grafika “dociąganą” z serwera pozostawiając odbiorcy decyzje czy chce zobaczyć obrazki czy też zapoznać się jedynie z treścią w formacie HTML. Jakie rozwiązanie będzie najlepsze to pytanie pozostawiam otwarte gdyż wszystko zależy od specyfiki działalności oraz od tego co firma zamierza wysyłać swoim klientom? Być może przedsiębiorstwo w ogóle nie musi wysyłać listów w formacie HTML gdyż w zupełności wystarczy forma tekstowa (preferowana przez przedstawiciele branży IT).