Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek kampanii mailingowej skierowanej do dużej grupy odbiorców należy uświadomić sobie jakie mogą być konsekwencje tego jeśli przez przypadek wyśle się niezamówioną korespondencję czyli spam. Nie ma chyba takiego internauty, który miałby pozytywny stosunek do treści reklamowych wysyłanych do niego wbrew jego woli. Dlatego raz jeszcze chciałbym podkreślić, że najważniejszym elementem każdej akcji mailingowej jest odpowiedni dobór adresatów, którzy uprzednio powinni wyrazić zgodę na otrzymywanie mailingu reklamowego oraz dostosowanie go do potrzeb lub oczekiwań odbiorców. W przypadku masowego mailingu bardzo łatwo “zasypać” użytkownika, którego adres e-mail znalazł się przez przypadek bazie, listami które przez niego będą traktowane jako spam. Jeżeli takich użytkowników w bazie firmy znajdzie się kilku (w praktyce wystarczy dwóch) to może się okazać, że nadawca zostanie zgłoszony do organizacji walczących ze spamem jako firma, która rozsyła niezamówioną korespondencję i trafi na “czarną listę” czyli adres e-mail firmy znajdzie się na liście źródeł spamu określanej akronimem RBL.

RBL (Realtime Block List) to lista adresów IP/domen, z których wysyłano spam. Dodanie do takiej listy będzie miało dla firmy duże konsekwencje, które mogą się przełożyć na wymierne straty finansowe, ponieważ korespondencja wysyłana z “zablokowanej” domeny nie będzie docierała nawet do tych klientów, którzy wyrazili na to zgodę. Serwery pocztowe od razu skasują takie e-maile ponieważ adres nadawcy znajduje się na “blokowanej liście”. Organizacje takie jak na przykład SpamCop (www.spamcop.net) tworzą listy domen oraz adresów IP (SpamCop Blocking List), z których wysyłany jest spam. Bazy adresów często zgłaszanych automatycznie jako źródło spamu są aktualizowane 24h/dobę, 7 dni w tygodniu i udostępniane administratorom serwerów, na których użytkownicy mają konta pocztowe.

W związku z tym jeżeli firma ABC roześle SPAM do użytkowników na serwerze X, to po chwili korespondencja od tej samej firmy kierowana do użytkowników serwera Y zostanie odrzucona ponieważ wcześniej zgłoszono adres firmy ABC na listę spamerów. W praktyce wygląda to tak. Jeżeli trafi się na “czarną listę” (RBL) to korespondencja wysyłana z firmy nie dotrze do żadnego użytkownika, którego serwer pocztowy korzysta z “czarnych list”. Obecnie walka ze spamem przy pomocy blokowania korespondencji z adresów znajdujących się na listach RBL jest standardem. Proszę zapamiętać, że bardzo łatwo trafić na taką listę ale żeby później usunąć swój adres z bazy RBL mogą minąć tygodnie przez które praktycznie nie będzie można komunikować się przy pomocy poczty z klientami lub partnerami biznesowymi.

Pod adresem www.nospam-pl.net/rbl.php Czytelnik może sprawdzić czy jego adres e-mail lub cała domena nie została wpisana na jakąś listę RBL. W przypadku odnalezienia adresu na jednej z list należy skontaktować się ze swoim administratorem poczty w celu uzyskania informacji na temat tego jak usunąć adres z danej listy.

Oprócz “czarnych list”, serwery pocztowe do walki ze spamem używają oprogramowanie antyspamowe, które analizuje treść listu i na tej podstawie kwalifikuje e-mail jako spam lub “czystą wiadomość”. Najbardziej popularnym programem tego typu jest SpamAssassin (www.spamassassin.org), który jest instalowany na serwerze pocztowym dostawcy poczty. SpamAssassin analizuje nagłówki (m.in. pola From:, To:, Subject:) i treść listu pod kątem charakterystycznych cech spamu. Za występowanie każdej z cech przyznawane są punkty karne w zależności od wagi danej cechy np. 2 punkty za zwrot “Jeżeli nie życzą sobie Państwo…”. Jeżeli list uzyska określoną ilość punktów na przykład 10, kwalifikowany jest jako spam i od razu zostaje kasowany lub do tematu wiadomości dodawany jest tekst *** SPAM ***. Dzięki temu odbiorca wiadomości w swoim programie pocztowym może stworzyć regułę która umieści list z takim tematem w specjalnym folderze np. Elementy usunięte.

Trzecią linią obrony przed spamem są filtry antyspamowe wbudowane w programy pocztowe (klienckie) takie jak Outlook 2003/2007 lub Mozilla Thunderbird. Użytkownik sam ustawia poziom filtrowania korespondencji przychodzącej na jego konto i od jego preferencji zależy czy list wysyłany do niego zostanie zakwalifikowany jako wiadomość-śmieć czy też nie. Jeżeli firma będzie wysyłać mailing z uwzględnieniem zasad e-mail marketingu i poszanowaniem prywatności odbiorcy to z pewnością jej adres zostanie dodany na tzw. “white-list” czyli listę nadawców, z których korespondencja nigdy nie jest traktowania jako spam.